Organisation d’un groupement d’achats pour l’épicerie/le sec

Un groupement d’achats, c’est un regroupement de personnes (particuliers) qui font leurs courses d’épicerie « en gros », « en groupe ».

• Par « épicerie », j’entends : le sel, la farine, les pâtes, les légumineuses, le miel, l’huile, le vin, la bière… Ce qui n’est pas du « frais ».
• Par « en gros », je veux dire des sacs de farine de 5kg minimum, des « cartons de pâtes », des « caisses de vin », des cubi d’huile… en gros quoi…

Voici l’expérience telle que je l’ai déjà pratiquée : nous nous regroupons au sein d’une association pour avoir une structure juridique et un compte dédié à cet usage. Il est aussi possible de faire sans : selon l’échelle, ça peut être gérable sur les comptes personnels. Il n’est pas nécessaire d’avoir un fond de trésorerie car les chèques des adhérents sont encaissés rapidement et les factures des producteurs payées sous 30 jours (légaux).

A la différence d’un GASE (groupement d’achats service épicerie), nous n’avons pas de pas de porte (pas de local à gérer), de permanence, de gestion de stock, d’inventaire. Ce sont des commandes ponctuelles. J’ai l’expérience d’un groupement d’achats qui fonctionne avec 2 commandes par ans. Les produits sont préalablement sélectionnés par les adhérents ; la livraison s’effectue à J-3 max de la « distribution » ; le jour J, tous les produits sont distribués. Je pense ce mode de consommation plus adapté à un service rural, péri-urbain.

Pour quoi faire ?

Un groupement d’achats, ça sert à :

• Soutenir les producteurs locaux par la vente directe autant que faire se peut ;
• Soutenir une démarche équitable pour les produits importés ;
• Favoriser la consommation de produits de qualité, respectueux de l’environnement et des producteurs, (labels BIO et + plébiscités, consignes encouragées)
• Favoriser les denrées conditionnées en grands formats dans une démarche de réduction des déchets.
• Limiter ses déplacements : en ne faisant les courses pour les produits secs que quelques fois par ans (2 fois dans le cas présent).

2 fois par an, mais après il faut stocker ? Oui, il faut, mais c’est du sec, ça ne se perd pas… Je vis dans 40m2 à 3, et on arrive à faire ça, ça demande de l’organisation, mais c’est faisable… ça sort du schéma « flux tendu » auquel notre société nous a habitués mais c’est tellement confortable de ne se soucier du stock de farine, de pâtes, etc. que 2 fois par an et pas quasi-quotidiennement.

• Faire plus de distributions, ça serait plus de travail, et on perd un peu le côté limiter ses déplacements…
• Faire moins (1 fois par an), ça serait complexe pour certains produits type farine.

Les acteurs de l’organisation

Il y a des postes clés identifiés :

• Coordinateur : qui connaît le fonctionnement global et qui s’assure que tout est fait dans les temps. Il lance les réunions, fait des rappels (suivi des tâches).
  • Ce poste peut être divisé, notamment pour la coordination de la réception des commandes entre J-1 et J-3, qui peut représenter du travail.
• Référent producteur :
  • Avant la commande des adhérents :
    • Prendre contact avec le producteur pour connaître les références / les tarifs (produits et frais de port) et les communiquer au référent « plateforme »
  • Après la commande des adhérents :
    • Transmettre la liste des produits commandés au producteur (si des références ne sont finalement plus présentes, on ne les prend pas – pas de remplacement par autre chose) ;
    • S’assurer que la livraison arrivera bien entre J~1 et J~3 avant la distribution (faire le suivi de la livraison si besoin) ;
  • Après la distribution :
    • Réception de la facture, la transmettre au comptable, l’archiver sur le cloud.
• Référent plateforme : prépare la plateforme/site internet (nous avions choisi CoopCircuits), met les produits en ligne, s’assure que ça va fonctionner, exporte les tableaux après la commande.
• Référent Comptabilité : encaisse les chèques le jour de la distribution, règle les factures des producteurs.

Déroulement d’une commande

Je vais brosser le déroulement, c’est pour le fonctionnement que j’ai connu, pour un groupement d’achats de ~40 foyers, 13 000 € de produits. Si l’échelle change l’organisation aussi…

Note : J = jour de distribution

On commence par faire une réunion pour décider qui fait quoi, quel producteur on met dans la prochaine distribution, on planifie la date de distribution et, de là, découlent les autres échéances :

Les référents producteurs vont vers leurs producteurs, demandent la liste des produits ainsi que les prix, le stock si petite quantité, le franco de port, et ils donnent ça aux référents de plateforme.

Le référent de la plateforme (ici CoopCircuits) entre les informations récoltées sur celle-ci, pour préparer la « boutique en ligne éphémère ».

Ouverture de la boutique en ligne : les adhérents ont 15 jours pour faire leurs courses sur la plateforme. Il leur est stipulé le lieu et la date de distribution des commandes pour qu’ils se rendent disponibles (ou aient l’occasion de s’arranger avec quelqu’un). La capacité de retrait de la commande le jour de la distribution est un impératif.

Quand c’est terminé, le référent de la plateforme extrait 2 tableaux :

• Le « total par adhérent » qui servira le jour de la préparation des commandes et le jour de la distribution pour encaisser les chèques ;
• Le « total par producteur » qu’il transmet aux référents producteur pour qu’ils passent commande ;
  • Si nous n’atteignons pas le franco de port pour un producteur, alors la décision est prise de prendre en charge les frais de port sur les 2% de marge que prend l’association sur les achats, ou de ne rien commander chez ce producteur ;
  • Le référent producteur demande une livraison à J-3, J-2 ou J-1 (en essayant de se mettre d’accord collectivement sur un moment à privilégier).

J-15 : le coordinateur de la réception demande les disponibilités de chacun pour planifier les permanences sur le lieu de réception.

Entre J-3 et J-1, on constitue des équipes pour réceptionner les commandes et on en profite pour valider les bons de livraison (il faut qu’ils soient en adéquation avec les bons de commande).

J-1 : en fin de journée, on se retrouve pour préparer les commandes, faire des « tas » avec les produits de chacun + leur nom.

Jour J : 1h30 de RDV, souvent le samedi matin, où tout le monde vient payer sa commande et repart avec.

J+1 : Le référent comptable encaisse les chèques le plus rapidement possible pour avoir la trésorerie pour payer les factures des producteurs dans les 30 jours légaux.

J+20 Le référent comptable vérifie le bon paiement des factures.

J+X Réunion de debriefing + apéro, parce qu’il ne faut pas se voir que pour décharger des cartons…

A noter que l’association prend 2% de marge sur les produits (pour absorber la casse / les problèmes de commande / les frais de port éventuels / le paiement de la plateforme). Nous demandons donc de ne pas pré-remplir le chèque pour le jour de la distribution, d’autant plus qu’il est possible qu’il y ait des ruptures de stock qui ne seront pas facturées. Des ajustements de dernière minute peuvent être faits (toujours à la baisse).

Les outils utilisés

Pour les outils numériques alternatifs, trouvez-vous un C.H.A.T.O.N.S.

• Une mailing liste pour s’organiser ;
• Un espace de stockage collaboratif (archiver les factures, les CR de réunion…) ;
• Une plateforme pour proposer les produits : CoopCircuits par exemple, mais il y en a d’autres…

Le choix de l’association s’est donc porté sur la plateforme « CoopCircuits ». C’est une société coopérative d’intérêt collectif (SCIC), membre du réseau Open Food Network qui utilise un logiciel libre du même nom. Le groupement d’achat a décidé de reverser l’excédant des 2% (souvent entre 0,5 et 1,5%) à la plateforme CoopCircuits pour son fonctionnement.

Bien sûr, vous pouvez faire avec moins, mieux ; avec du papier et un crayon ça fonctionnera.

En vrac

Pas de « vrac » (justement)

Au début, il y avait « du vrac » mais c’était très compliqué d’être suffisamment précis lors des pesées, en plus d’être long et fastidieux en terme de temps humain. De plus, si tu arrivais à la fin de la distribution, il y avait de grande chance que sur le sac de 25kg de farine, si 25 personnes en prennent 1kg, avec les erreurs de pesées, il ne reste plus 1kg pour le dernier… Donc plus de vrac, du gros contenant directement, les adhérents s’auto-organisent pour se partager des contenants qu’ils jugent trop gros pour leur seule consommation.

Préparer les commandes

La veille de la distribution, on fait des « tas » par nom. Cette étape permet d’éviter un grand nombre d’erreurs : par exemple, se rendre compte à la fin de la distribution que quelqu’un est parti avec le sac de farine de machin, après faut courir le rattraper… (c’est la version facile : souvent, on ne sait pas qui est parti avec un produit en trop/le mauvais produit). Sur cette étape, pour ~13 000€ de commande, c’est 2 grosses heures de boulot à 6 personnes.

Tableau import coopcircuit

CoopCircuit permet un import des produits au format CSV. J’utilise donc cette fonction. Afin de trouver un compromis pour limiter le travail du gestionnaire de plateforme et l’accessibilité pour le référent producteur (il ne faut pas que la volonté d’aider soit freinée par un manque de compétences informatiques), j’ai bricolé un tableur « simple » dans lequel le référent producteur entre ses produits dans la première feuille. Ensuite une seconde feuille est générée automatiquement au format CSV souhaité par CoopCircuit :

Et j’oublie certainement d’autres petites choses…

Tableau export CoopCircuit

Pour le jour de la préparation des commandes ainsi que pour le jour de la distribution, il est important d’avoir une liste par acheteur. Cette liste est disponible dans CoopCircuit, c’est un export que je copie-colle dans le tableau ci-après sur la première feuille « ExportCoopCircuit ».

La seconde feuille « BeauTableau » me donne un tableau plus exploitable / plus lisible :

• Une colonne « Total » est calculée (avec les 2% pour l’association)
• Une colonne « Abattement » permet un ajustement : si un carton de bière a été cassé à 50%, je mets 50% et le calcul du total est automatique, si le produit est finalement en rupture côté producteur je met 100%.

D’autres pazapas

Je mets aussi d’autres « pazapa » utilisés :